MetaServer > Help > Export to Cotranet

030-140 Export to Cotranet

Avec l’action Export to Cotranet, vous pouvez exporter des documents vers Cotranet Cloud ou On-Premise.

Vous pouvez sélectionner et créer dynamiquement les dossiers et sous-dossiers dans lesquels vous souhaitez sauvegarder vos documents. Vous mappez ensuite les données MetaServer avec les champs d’indexation du type de document sélectionné et nommez les documents et les fichiers indépendamment en utilisant des valeurs fixes et/ou des champs MetaServer.

Pour plus d’informations sur la plate-forme Cotranet, veuillez consulter le site www.cotranet.com.

The Export to Cotranet action allows you to export documents to Cotranet Cloud or On-Premise.

You can select and dynamically create the folders and subfolders where you want to store your documents. You then map MetaServer data with the selected Document Type’s index fields and name the documents and files independently using fixed values and/or MetaServer fields.

For more info, please visit www.cotranet.com.

01 Export to Cotranet - Ajouter l'Action

Pour ajouter une action Export to Cotranet, sélectionnez l’action après laquelle vous souhaitez insérer l’action Export to Cotranet et cliquez sur Add -> Export -> to Cotranet. La fenêtre de configuration s’ouvre automatiquement.

Vous pouvez également ouvrir la fenêtre de configuration d’une action Export to Cotranet existante en double-cliquant sur l’action ou en cliquant sur le bouton de configuration situé à droite de l’action ou dans le ruban, comme illustré ci-dessous.

Dans notre exemple, nous utiliserons le workflow “CB – VEHICULES”.

01 Export to Cotranet - Adding the Action

To add an Export to Cotranet action, select the action after which you want to insert the Export to Cotranet action and press Add -> Export -> to Cotranet. The Setup window will automatically open.

You can also open the setup window of an existing Export to Cotranet action by double clicking the action or by pressing the setup button on the right side of the action or in the ribbon, as shown below.

In our example, we use the “CB – VEHICULES” workflow.

02 Export to Cotranet – Configuration

TIP: La vignette de droite vous suit, ce qui vous permet de vous référer facilement à la fenêtre de configuration. Cliquez sur la vignette pour agrandir l'image.

N’oubliez pas d’ajouter une description à votre action.

01 – Fichiers: cliquez sur le bouton déroulant pour spécifier la source de vos fichiers.

Par défaut, l’option “Processed PDF” est sélectionnée. Cela signifie que le fichier de sortie sera un PDF, quel que soit le type de fichier importé à l’origine.

– PDF/TIF/JPG/PNG attachment: il s’agit des fichiers PDF, TIF, JPG ou PNG originaux qui ont été importés à l’aide d’une action Import Email.

– Excel / Word attachment*: il s’agit des fichiers Excel ou Word qui ont été importés avec une action Import Email.

– Original Body PDF: il s’agit du corps du message converti au format PDF.

– Email PDF: il s’agit de l’e-mail importé complet, y compris toutes ses pièces jointes, converti au format PDF.

– Email EML: il s’agit de l’e-mail importé complet, y compris toutes ses pièces jointes, converti au format EML.

– Email MSG: il s’agit de l’e-mail importé complet, y compris toutes ses pièces jointes, converti au format MSG.

– Imported PDF/TIF/JPG/PNG*: il s’agit des fichiers PDF, TIF, JPG ou PNG originaux qui ont été importés à l’aide d’une action Import from Folder.

– Imported Excel / Word: il s’agit des fichiers Excel ou Word qui ont été importés avec une action Import from Folder.

– Processed PDF: il s’agit du PDF après chaque action précédente. Par exemple, si vous avez appliqué une action Scale Page(s) avant d’exporter vers un dossier, le PDF mis à l’échelle sera exporté.

– Processed TIF: il s’agit de la version TIF d’un document importé ou d’une pièce jointe convertie en TIF à l’aide d’une action Convert to Multipage TIF.

– Processed JPG: il s’agit de la version JPG d’un document importé ou d’une pièce jointe convertie en JPG à l’aide d’une action Convert to JPG.

NOTE: techniquement, tout format de fichier importé tel que TIF, JPG et PNG est d’abord converti en PDF. Par conséquent, si vous souhaitez séparer un fichier TIF multipage importé et exporter les fichiers TIF séparés, vous devez ajouter une action Convert to Multipage TIF avant d’exporter. Dans l’action d’exportation, sélectionnez “Processed TIF” comme source de fichier.

* = Pour importer des documents Excel ou Word, vous devez avoir une licence du module “Import Office Documents” .

1) Libellés: vous pouvez modifier les libellés de chaque source de fichier, si vous souhaitez les utiliser plus tard comme valeurs de métadonnées dans vos paramètres.

030-140_MetaServer_Export to Cotranet_Setup_File Source_Labels

02 Export to Cotranet – Setup

TIP: The thumbnail on the right will follow you, so you can easily refer to the Setup window. Click on the thumbnail to zoom in.

Don't forget to add a description to your action.

01 - File Source: press the dropdown button to specify the source of your files.

By default, Processed PDF is selected. This means that the output will be a PDF, no matter what the original imported file type was.

- PDF/TIF/JPG/PNG attachment: refers to the original PDF, TIF, JPG or PNG files that were imported with an Import Email action.

- Excel / Word attachment*: refers to Excel or Word files that were imported with an Import Email action.

- Original Body PDF: refers to the email body converted to PDF format.

- Email PDF: refers to the complete imported email, including all its attachments, converted to PDF format.

- Email EML: refers to the complete imported email including all its attachments in EML format.

- Email MSG: refers to the complete imported email including all its attachments in MSG format.

- Imported PDF/TIF/JPG/PNG*: refers to the original PDF, TIF, JPG or PNG files that were imported with an Import from Folder action.

- Imported Excel / Word: refers to the original Excel or Word files that were imported by with an Import from Folder action.

- Processed PDF: refers to the PDF after every prior action. For example, if you've applied a Scale Page(s) action before exporting to a folder, it will export the scaled PDF.

- Processed TIF: refers to the TIF version of an imported document or attachment converted to TIF with a Convert to Multipage TIF action.

- Processed JPG: refers to the JPG version of an imported document or attachment convert to JPG with a Convert to JPG action.

NOTE: Technically any imported file format such as TIF, JPG and PNG are internally converted to PDF first. So, if you want to separate an imported multipage TIF file and export the separated TIF files, you need to add a Convert to Multipage TIF action before exporting. In the export action, select "Processed TIF" as the File Source.

* = To import Excel or Word documents, you'll need to have a license of the “Import Office Documents” module.

1) Labels: you can change the labels of each file source if you want to use them later as metadata values in your settings.

02 Paramètres de connexion Cotranet

01 – Url / Url Api Rest: Vous pouvez trouver votre Url correcte dans le “A propos” de votre solution Cotranet, à coté du libellé “Url Api Rest”.

02 – Nom d’utilisateur: le nom d’utilisateur de votre compte Cotranet. En cas de doute, contactez votre service informatique.

03 – Mot de passe: saisissez le mot de passe de votre compte Cotranet. En cas de doute, contactez votre service informatique.

04 – Timeout: Il est recommandé d’utiliser la valeur par défaut de 100 secondes. Si vous rencontrez régulièrement des dépassements de délai, augmentez la valeur.

05 – Journal: activez cette option pour créer un fichier journal chaque fois que Cotranet est appelé. Cette option est généralement utilisée pour diagnostiquer des problèmes de connectivité avec Cotranet.

Du côté client, vous pouvez trouver les informations dans le dossier suivant :
C:\ProgramData\CaptureBites\Programs\Admin\Data\Log

Du côté du serveur, les informations se trouvent dans le dossier suivant :
C:\ProgramData\CaptureBites\Programs\MetaServer\Data\Log

NOTE: l’utilisateur connecté doit avoir le niveau d’accès approprié à la répertoire Cotranet vers laquelle les documents doivent être exportés. Une fois connecté, le connecteur se souviendra des informations d’identification de l’utilisateur.

02 Cotranet Settings

01 – Url / Url Api Rest: You can find your correct Url in the “About” section in your Cotranet portal, next to “Rest Api url”.

02 – Nom d’utilisateur: the user name of your Cotranet account. When in doubt, contact your IT department.

03 – Mot de passe: enter your Cotranet password. When in doubt, contact your IT department.

04 – Timeout: : it’s recommended to use the default 100 seconds. If you experience regular timeouts, change it to a higher value.

05 – Journal: enable this option to create a log file each time Cotranet is called. This option is typically used during diagnosing issues with the Cotranet connectivity.

On the client side, you can find the information in the following folder:
C:\ProgramData\CaptureBites\Programs\Admin\Data\Log

On the server side, you can find the information in the following folder:
C:\ProgramData\CaptureBites\Programs\MetaServer\Data\Log

NOTE: the logged-in user must have the appropriate access level to the Cotranet directory to which the documents are to be exported. Once logged in, the connector will remember the user’s credentials.

03 Paramètres du document

01 – Répertoire: sélectionnez votre répertoire de destination en appuyant sur le bouton “…”.

NOTE: Si certains répertoires ne sont pas listés, il se peut que vous vous soyez connecté avec un utilisateur qui n’a pas le niveau d’accès correct pour ces répertoires. Veuillez vérifier le niveau d’accès de votre utilisateur auprès de votre administrateur Cotranet.

02 – Sous-répertoire: vous pouvez définir plusieurs niveaux de sous-répertoires à l’aide de valeurs fixes ou de variables. Séparez les répertoires par un “/”.

Liste des valeurs :

Clear
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{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

03 – Type de répertoire: Le type de répertoire définit les colonnes de champs affichées dans Cotranet. Il définit aussi les types de documents que vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante “Type de document”.

Si vous ne voyez aucun type de répertoire ou des types de répertoire erronés dans la liste déroulante, vous devez vérifier dans Cotranet si les droits de votre type de répertoire sont correctes dans :

Administration => Base documentaire => Types de répertoires => [ Votre Type de Répertoire ] => Edition => Droits sur le type

Assurez-vous d’avoir correctement configuré les “Droits” et les “Autorisations de dépôt”.

04 – Type de document: Le type de document définit les champs de métadonnées Cotranet que vous pouvez mapper avec les valeurs MetaServer dans la table de mappage des champs.

Si vous ne voyez aucun type de document ou des types de documents erronés dans la liste déroulante, vous devez vérifier dans Cotranet si vous avez attribué le bon type de document au type de répertoire sélectionné dans l’onglet Répertoire temporels :

Accueil => Administration => Base documentaire => Types de répertoires => [ Votre Type de Répertoire ]

05 – Titre: Cotranet organise les fichiers PDF etc. en “Documents”. Considérez un “Document” Cotranet comme un dossier contenant plusieurs fichiers. Les métadonnées sont associées au niveau du dossier et par conséquent tous les fichiers créés sous le dossier héritent de toutes ses métadonnées.

Le titre est le nom du “Document ” / “Dossier”. Il s’agit généralement de quelque chose qui identifie un compte (assurance ou banque), un employé (RH) ou un fournisseur (Comptes Fournisseurs) pour ne citer que quelques exemples.

Le titre est connu comme le “champ d’identification” dans Cotranet. Par défaut, il s’appelle “Titre” mais vous pouvez le nommer n’importe quoi d’autre comme “Numéro de compte” ou “Nom de l’employé”.

Le “champ d’identification” est défini dans Cotranet dans :

Administration => Base documentaire => Types de documents => [ Votre type de document ]

NOTE: Le champ identifiant peut être défini automatiquement par Cotranet. Dans ce cas, le champ “Titre” est inactif.

Liste des valeurs :

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{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

06 – Nom du fichier: Les fichiers sont exportés dans des “Documents” Cotranet. Donc un “Document” Cotranet peut contenir plusieurs fichiers.

Vous pouvez définir le nom de votre document en combinant des valeurs fixes, des variables et des champs de métadonnées. Cliquez sur la flèche déroulante pour choisir parmi une liste de valeurs possibles. Vous pouvez voir un aperçu du nom de votre document sous le champ de saisie.

Vous n’avez pas besoin d’ajouter l’extension de fichier. L’extension de fichier (par exemple .PDF) est automatiquement ajoutée par MetaServer.

Liste des valeurs :

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{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

07 – Champs: ici, vous pouvez mapper vos champs Cotranet avec des valeurs fixes, des variables et des champs de métadonnées.

1) Nom Cotranet: cette colonne affiche tous les champs existants du type de document sélectionné.

2) Type: cette colonne indique le type de chaque champ, qui peut être Date Time, Mail, Numeric (integer), Numeric (decimal), Text, Text Area ou URL

3) Valeur: dans la colonne valeur, vous pouvez saisir des valeurs fixes ou utiliser la flèche déroulante pour composer la valeur à l’aide des champs de métadonnées ou des variables du Workflow actuel.

Liste des valeurs :

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{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

08 – Format de date: s’applique à tous les champs de type “date” ou “datetime”.

Il s’agit du format de date/heure tel qu’extrait par MetaServer, le format d’entrée. Il est important de définir correctement ce format d’entrée afin que l’action d’exportation puisse convertir correctement la date et/ou l’heure.

Par exemple:

Vous souhaitez exporter la date d’inspection extraite au format “MM/JJ/AAAA” vers un champ de type Date dans Cotranet.

Vous pouvez spécifier le format de saisie suivant dans le champ de saisie Format de date :
{ Date, MM }/{ Date, DD }/{ Date, YYYY }

TIP: vous pouvez copier les paramètres actuels et les coller dans une autre fenêtre de configuration du même type. Pour ce faire, appuyez sur le bouton Paramètres en bas à gauche de la fenêtre de configuration et sélectionnez Copier. Ouvrez ensuite une autre fenêtre de configuration du même type et sélectionnez Coller.

030-140_MetaServer_Export to Cotranet_Rules_Copy

030-140_MetaServer_Export to Cotranet_Rules_Paste

03 Document Settings

01 – Répertoire: select your destination folder by pressing the “…” button.

NOTE: If certain folders are not listed, then you may have logged in with a user that does not have the correct access level for these folders. Please, check your user’s access level with your Cotranet Administrator.

02 – Sous-répertoire: you can define several levels of subfolders using fixed values or variables. You can separate each subfolder with a “/”.

List of values:

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{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

03 – Type de répertoire: the folder type defines the field columns displayed in Cotranet. It also defines the document types you can select from the “Document type” drop-down list.

If you don’t see any folder types or the wrong folder types in the drop-down list, you need to check in Cotranet if the rights for your directory type are correct in:

Administrator Mode => Documentation base => Folder types => [ Your folder type ] => Edition => Type rights

Make sure you have correctly configured “Rights” and “Deposit restrictions”.

04 – Type de document: The document type defines which Cotranet metadata fields you can map to MetaServer values in the field mapping table.

If you don’t see any document types or they are incorrect in the drop-down list, you need to check in Cotranet whether you have assigned the correct document type to the folder type selected in the Date Sort tab:

Administrator Mode => Documentation base => Folder types => [ Your folder type ]

05 – Titre: Cotranet organizes PDF files etc. into “Documents”. Think of a Cotranet “Document” as a folder containing several files. Metadata is associated with the folder level and therefore all files created under the folder inherit all its metadata.

The title is the name of the “Document”/“Folder”. This is usually something that identifies, for example, an account (insurance or bank), an employee (HR) or a supplier (Accounts Payable).

The title is known as the “identification field” in Cotranet. By default, it’s called “Title”, but you can name it anything you like, such as “Account number” or “Employee name”.

The “identification field” is defined in Cotranet in :

Administrator Mode => Documentation base => Folder types => [ Your folder type ]

NOTE: The identifier field can be defined automatically by Cotranet. In this case, the “Title” field is inactive.

List of values:

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My text here
{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

06 – Nom du fichier: Files are exported to Cotranet as “Documents”. This means that a “Document” in Cotranet can contain several files.

You can define your document name using a combination of fixed values, variables and metadata fields. Click on the drop-down arrow to choose from a list of possible values. You can see a preview of your document name below the input field.

The file extension (e.g. .PDF) is automatically added by MetaServer, so you don’t need to add it to your document name.

List of values:

Clear
My text here
{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

07 – Champs: here you can map Cotranet fields with fixed values, variables and metadata fields.

1) Nom Cotranet: this column displays all existing fields of the selected document type.

2) Type: this column shows the type of the Cotranet field which can be Date Time, Mail, Numeric (integer), Numeric (decimal), Text, Text Area or URL.

3) Valeur: in the value column, you can enter fixed values or use the drop-down arrow to compose the value using the current Workflow’s metadata fields or variables.

List of values:

Clear
My text here
{{}}
{ Space }

• Line:

- { Line Separator }
- { Line Number }
- { Line Count }

• System:

- Server:
- Operator:
- Current Date:
- Current Time:

• Workflow:

- { Workflow Name }

• Document:

- { Document Unique Id }
- Reject:
- { Document Number }
- { Document Count }
- Page:
- { Document File Size }
- { Document Dominant Language }
- { Document Source }
- { Document File Type }
- { Document PDF Compliance }

• Email:

- Inbox:
- { Email Unique ID }
- { Email Import Condition }
- Date:
- Time:
- From:
- To:
- Cc:
- { Email Subject }
- Attachment:
- { Email Attachments List }
- { Email Body Text }

• Import:

- Date:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, DDMMYYYY }
  - { Import Date, DD }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, DD }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MMDDYYY }
  - { Import Date, MM }/{ Import Date, DD }/{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date, MM }-{ Import Date, DD }-{ Import Date, YYYY }
  - { Import Date,YYYYMMDD }
  - { Import Date, YYYY }/{ Import Date, MM }/{ Import Date, DD }
  - { Import Date, YYYY }-{ Import Date, MM }-{ Import Date, DD }
  - { Import Date, JJJ }
  - { Import Date, YYJJJ }
  - { Import Date, DD }
  - { Import Date, DDD }
  - { Import Date, MM }
  - { Import Date, MMM }
  - { Import Date, YY }
  - { Import Date, YYYY }
  - { Import Date, W }
  - { Import Date, WW }
- Time:
  - { Import Date, System }
  - { Import Date, HHmmss }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }
  - { Import Date, HHmmsstt }
  - { Import Time, HH }:{ Import Time, mm }:{ Import Time, ss }:{ Import Time, tt }
  - { Import Time, HH }
  - { Import Time, hh }
  - { Import Time, ss }
  - { Import Time, tt }
- File:
  - { Import File Page Count }
  - { Import File Full Path and Name }
  - { Import File Full Name }
  - { Import File Name }
  - { Import File Extension }
  - { Import File Root }
  - { Import File Full Path }
  - { Import File Subfolder }
  - Subfolder level (1-10):

• Export:

- Date:
- Time:
- File:

• Creation:

Fields
Field labels
Field confidence levels
Field line counts
Field page number

08 – Format de date: the “Date format” is relevant when you map a “Date” or “Datetime” field type.

It’s very important to enter the correct input Date or DateTime format as it was extracted by MetaServer. This way, the Export to Cotranet action can automatically convert the values and correctly update the Date or DateTime index field.

For example:
You want to export the extracted Inspection Date that has a “MM/DD/YYYY” format to a Date type field in Cotranet.

You specify the following input format in the Date format input field:
{ Date, MM }/{ Date, DD }/{ Date, YYYY }

TIP: you can copy the current settings and paste them in another setup window of the same type. Do this by pressing the Settings button in the bottom left of the Setup window and by selecting Copy. Then open another setup window of the same type and select Paste.

030-140 Export to Cotranet

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

• Line:

• System:

• Workflow:

• Document:

• Email:

• Import:

• Export:

• Creation:

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